Rosenboom Systems, Interne Tools für einen IT-Dienstleister
Herausforderung
Bei Rosenboom Systems lagen zentrale Informationen für Kundenservice, IT-Leasing und interne Freigaben lange in getrennten Prozessen: ein Teil in bestehenden Tools, ein Teil in Tabellen, ein Teil in E-Mails. Das führte zu Rückfragen, Medienbrüchen und unnötigem manuellen Aufwand. Besonders sichtbar war das in drei Bereichen: Kundenkommunikation: Kunden wollten den aktuellen Stand ihrer IT-Leasing-Geräte schnell einsehen können, statt bei jeder Rückfrage Support oder Vertrieb anzuschreiben. Leasing-Verwaltung intern: Für jedes Gerät mussten Laufzeiten, Seriennummern/Asset-IDs, Zuordnungen und Vertragsstatus nachvollziehbar sein, aber die Informationen waren nicht durchgängig an einer Stelle gepflegt. Rechnungsfreigaben: Eingangsrechnungen mussten intern über mehrere Stationen geprüft und freigegeben werden. Ohne klaren Workflow war schwer ersichtlich, wo eine Freigabe gerade hängt und wer der nächste Bearbeiter ist.
Lösung
Wir haben für Rosenboom Systems eine zusammenhängende interne Portal-Landschaft gebaut, die aufeinander abgestimmte Prozesse abdeckt: 1) Internes Kundenportal Ein Portal, in dem Kunden ihre relevanten IT-Leasing-Informationen direkt einsehen können. Dazu gehören u. a. Geräteübersichten, Leasing-Status und laufzeitbezogene Informationen, sodass Standardfragen ohne manuelle Rückfrage geklärt werden. 2) Internes Leasing-Portal Ein zentrales Verwaltungsportal für Leasing-Assets mit Geräte-ID/Asset-ID, Zuordnung, Laufzeit, Vertragsbezug und Status. Ziel war eine klare, durchsuchbare Datenbasis, mit der Support, Backoffice und Vertrieb auf denselben Stand arbeiten. 3) Internes Invoice-Genehmigungsportal Ein Freigabe-Workflow für Eingangsrechnungen mit klaren Zuständigkeiten und Status-Tracking. Rechnungen werden strukturiert erfasst, den richtigen Prüfern zugewiesen und mit nachvollziehbarer Historie freigegeben. Technisch basiert die Lösung auf Next.js, TypeScript und PostgreSQL sowie API-Integrationen in bestehende Systeme (u. a. NinjaOne). Der Fokus lag auf robuster Tagesnutzung: klare Rollen, konsistente Datenmodelle und schnelle Anpassbarkeit bei Prozessänderungen.
Ergebnis
Die Portale sind produktiv im internen Einsatz und haben vor allem drei Effekte gebracht: Mehr Transparenz für Kunden und Team: Leasing-relevante Informationen sind direkt einsehbar, statt in Einzelfällen manuell zusammengesucht zu werden. Weniger Reibung im Tagesgeschäft: Geräte- und Vertragsdaten sind strukturiert und zentral verfügbar; Rückfragen und Abstimmungen laufen gezielter. Nachvollziehbarer Freigabeprozess für Rechnungen: Der Genehmigungsstatus ist jederzeit sichtbar, Zuständigkeiten sind klar und Entscheidungen bleiben revisionssicher dokumentiert. Für Syntriq ist diese Referenz zentral, weil sie unsere tägliche Realität zeigt: Wir bauen nicht nur für externe Projekte, sondern auch die internen Systeme eines operativen IT-Dienstleisters, mit echten Prozessen, echten Eskalationen und echtem Betriebsdruck.
Eingesetzte Technologien
Next.js
TypeScript
PostgreSQLNinjaOne
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Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre Herausforderung lösen können.